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ProvenSys – Software für Zeiterfassung und Arbeitnehmerüberlassung

Flexible Arbeitszeiterfassung für Zeitarbeit, Personalwirtschaft und mittelständische Unternehmen

Für viele Unternehmen – besonders im Bereich der Zeitarbeitsfirmen – bedeutet die Arbeitszeiterfassung einen großen, bürokratischen Aufwand. Arbeitszeiten werden handschriftlich eingereicht oder in Excel-Tabellen erfasst. Diese zeitaufwendigen Methoden verursachen mit wachsender Zahl der Mitarbeiter auch ein immer größeres Aktenaufkommen und zusätzliche Arbeit für das Personalbüro.


Die Lösung: ProvenSys, das Zeitwirtschaftssystem für Zeiterfassung und Arbeitnehmerüberlassung.




Vorteile von ProvenSys im Personalwesen

Personalakte

  • ProvenSys Personalakte mit Dokumentenverwaltung

Die ProvenSys Mitarbeiterverwaltung stellt die virtuelle Personalakte Ihrer Mitarbeiter dar. Sämtliche Informationen zum Mitarbeiter können hier hinterlegt werden, vom Geburtsdatum bis hin zur Fähigkeitsmatrix, in der Sie festhalten welche Eignung der Mitarbeiter für spezielle Fähigkeiten hat (z.B. Schweißen: sehr gut).
Die Mitarbeiterverwaltung bietet zudem eine automatisierte Dokumentenerstellung für Arbeitsverträge und andere Dokumente und ein Erinnerungssystem für Dokumente, die dem Arbeitgeber wiederholt vorgelegt werden müssen (z.B. Aufenthaltsgenehmigung).



Arbeitszeiterfassung

Die Arbeitszeiterfassung in ProvenSys kann über verschiedenste Wege und Schnittstellen erfolgen. Grundsätzlich findet die Arbeitszeiterfassung dezentral statt und kann beim Mitarbeiter vor Ort durchgeführt werden. Alle erfassten Daten sind in Echtzeit verfügbar und können ohne weiteren Verwaltungsaufwand im Personalbüro abgerufen und weiterverarbeitet werden.


Möglichkeiten für die Arbeitszeiterfassung:

  • Stempeluhr am PC des Mitarbeiters oder am Terminal-PC
  • Scannen von RFID-Chips/Barcodes/Fingerabdrücken
  • Erfassung im Online-Mitarbeiterportal

Die Lohnberechnung findet nach tatsächlich geleisteter Arbeit statt. Durch das Nachrichtensystem von ProvenSys kann die Lohnabrechnung den Mitarbeitern per Knopfdruck papierlos als PDF-Download zur Verfügung gestellt werden und so Portokosten und Zeitverzögerungen verringern.


Die buchhalterische Weiterverarbeitung der erfassten Lohndaten erfolgt über Schnittstellen zu gängigen Lohnsystemen.



Urlaubsplanung und –genehmigung

  • Versendeter Urlaubsantrag mit Übersicht Urlaubskonto

Mitarbeiter können ihre Urlaubsanträge papierlos über das System direkt an ihren jeweiligen Vorgesetzten oder Personalmanager (verschiedenste Workflows sind möglich) übermitteln – dieser wird per E-Mail über den neuen Antrag benachrichtigt. Der Personalmanager kann nun entscheiden ob der Antrag genehmigt, abgelehnt oder als geplant eingetragen wird. Bei einer Rücksprache wird diese im Nachrichtenportal des Systems für den Mitarbeiter hinterlegt. Das Urlaubskonto des Mitarbeiters wird entsprechend des Status angepasst.



Sehr flexibles Schichtplanmodul

Das ProvenSys Schichtplanmodul wickelt auch komplexe Schichtmodelle zuverlässig ab – erstellen Sie Ihre eigenen Schichtpläne inklusive Pausenzeiten. Auch Schichtmodelle, die z.B. unabhängig von Wochentagen im 5-Tages-Rhythmus wiederholt werden sind möglich.




Individuelles Zuschlagsberechnungssystem, Tarifverträge & EqualPay

Lohnrelevante Zuschläge oder die Einhaltung von Equal Pay erkennt ProvenSys anhand der erfassten Arbeitszeiten automatisch und berücksichtigt dies in der Abrechnung. Das Zuschlagsberechnungssystem bietet zahlreiche Möglichkeiten individuelle Zuschläge (für Kunde und Mitarbeiter) einzurichten, beispielsweise für Überstunden, Nachtarbeit und Feiertagszuschläge. Der zu verwendende Feiertagskalender wird einsatzortabhängig je nach Bundesland ausgewählt.


Ab 2009 wurden in ProvenSys die tarifvertraglichen Reglungen des BAP (Bundesarbeitgeberverband der Personaldienstleister e. V.) heute BZA (Bundesverband Zeitarbeit Personal-Dienstleistungen e. V.) integriert. Seit 2015 werden die Regelungen des iGZ (Interessenverband Deutscher Zeitarbeitsunternehmen) integriert und angeboten.



Auswertungen & Statistiken

  • Arbeitszeitauswertung

ProvenSys stellt zudem umfangreiche Auswertungen zur Verfügung.
Ein kurzer Auszug: Arbeitszeitauswertung mit Abwesenheitsstatistik, Krank-Liste für alle Mitarbeiter, Mitarbeiter Stunden-Einsicht (genaue Aufschlüsselung von Tätigkeiten und Arbeitszeiten, Abwesenheitsstatistik, Arbeitszeitendiagramm und vieles mehr. Und speziell für Zeitarbeitsfirmen: die Statistik nach dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG) St 61a bzw. St 61b.





Slideshow




Zur Verwaltung des Zeiterfassungssystems haben wir einige Screenshots für Sie in der Slideshow zusammengestellt.

» Slideshow jetzt starten!





Testsystem

Sie sind neugierig geworden und möchten unser System testen? Dann folgen Sie diesem Link um Ihre persönlichen Zugangsdaten anzufordern:

» ProvenSys Zeiterfassung testen

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